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RGPD : quel impact sur les données des salariés ?

Travail / Par Alexia.fr, Publié le 04/06/2018 à 14h40
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Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est un texte européen imposant de nouvelles modalités pour les entreprises quant à la protection des données personnelles recueillies auprès des consommateurs, des fournisseurs ou des salariés. Si ce règlement va donner lieu à une loi non encore publiée, on peut dès à présent analyser les principales conséquences pour les salariés de l’entrée en vigueur du RGPD.

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Relation employeur-salarié de droit privé (contrat de travail, exécution et rupture), salaires, sanctions, prud'hommes, discrimination, harcèlement.

Votre demande concerne une relation employeur-salarié et ses conséquences : contrat de travail (CDI, CDD, intérim, stage), exécution du contrat (salaires/primes, heures supplémentaires, congés payés, clauses de mobilité ou de non-concurrence) ou modification des conditions de travail.

Elle peut aussi porter sur la rupture (licenciement pour faute/économique/motif personnel, démission, rupture conventionnelle), des sanctions disciplinaires, la discrimination, le harcèlement moral ou sexuel, le règlement intérieur, les représentants du personnel/syndicats, l'intéressement/participation/épargne salariale, l'accident du travail, et éventuellement le pénal du travail (santé-sécurité, travail dissimulé, entrave, prêt illicite de main-d'oeuvre, etc.).

Séjour/nationalité : titre de séjour, visa, asile, OQTF, régularisation, renouvellement, naturalisation, autorisation de travail, rétention, expulsion.

Votre demande relève du droit des étrangers (séjour ou nationalité) : naturalisation, titre de séjour/carte de résident, visa, changement de statut, autorisation de travail, asile, regroupement familial.

Elle peut aussi concerner une mesure d'éloignement/contrôle (OQTF, reconduite à la frontière, interdiction de retour, interdiction du territoire, expulsion, zone d'attente, rétention) et les démarches/recours associés.

Pénal : victime, suspect(e)/mis(e) en cause ou condamné(e) (plainte, audition, garde à vue, convocation, jugement, appel), avec enquête, tribunal, recours et éventuelle constitution de partie civile.

Vous êtes victime, suspect(e)/mis(e) en cause ou condamné(e) dans une affaire pénale : plainte, convocation, audition, garde à vue, enquête ou instruction.

La procédure peut passer par une alternative (médiation, composition pénale), une CRPC ou une comparution immédiate, puis un jugement devant le tribunal de police, le tribunal correctionnel ou la cour d'assises, avec constitution de partie civile possible et recours (appel, cassation). Le sujet peut aussi inclure les infractions routières/permis et l'exécution/aménagement de peine.

Litige avec une administration ou un établissement public et je conteste une décision (refus, retrait, sanction, autorisation, silence de l'administration).

Votre situation oppose une administration ou un établissement public et vous souhaitez contester une décision (refus, retrait, sanction, autorisation) ou l'absence de réponse de l'administration.

Le dossier relève d'un recours administratif et, le cas échéant, du tribunal administratif, notamment en marchés publics, responsabilité de l'administration, élections et collectivités, fonction publique, urbanisme, droit des étrangers.

Sécurité sociale / CPAM / CAF / MSA / URSSAF : litige sur des droits/prestations (AT-MP, refus, trop-perçu, taux), des cotisations ou un contrôle, recours.

Vous contestez une décision d'un organisme social ou un dossier de protection sociale (CPAM/CAF/MSA, URSSAF).

Le sujet peut concerner l'accident du travail/maladie professionnelle (AT/MP), la faute inexcusable de l'employeur, l'invalidité/handicap, les congés parentaux, la retraite, le chômage, les prestations, ou les cotisations et les contrôles sociaux.

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Particulier employeur

Choisissez cette réponse si l'employeur est une personne physique employant directement un salarié. Exemple : emploi à domicile, garde d'enfant, assistance de vie.

Administration publique

Attention : si vous avez le statut de fonctionnaire, merci d'utiliser le formulaire "droit administratif".

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Licenciement économique

Cela signifie que l'employeur justifie la rupture par la situation de l'entreprise ou une réorganisation. Exemple : votre poste est supprimé parce que l'activité baisse.

Licenciement pour motif personnel

Cela signifie que la rupture est liée à votre situation ou à votre comportement, sans être forcément présentée comme une faute disciplinaire. Exemple : l'employeur estime que vous n'êtes plus adapté au poste.

Licenciement pour faute

Cela signifie que l'employeur vous reproche un comportement ou un manquement qu'il estime suffisamment grave pour rompre le contrat. Exemple : absences non justifiées ou non-respect d'instructions importantes.

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Faute simple

Il s'agit d'un reproche sérieux, mais pas au point de rendre impossible votre maintien immédiat dans l'entreprise. Exemple : un manquement répété aux consignes.

Faute grave

Il s'agit d'un reproche que l'employeur considère comme très sérieux, au point de ne pas pouvoir vous garder dans l'entreprise pendant le préavis. Exemple : refus répété d'exécuter le travail ou incident grave.

Faute lourde

Il s'agit d'un reproche encore plus grave, avec l'idée que le salarié aurait voulu nuire à l'employeur. Exemple : destruction volontaire de matériel pour faire du tort à l'entreprise.

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Un recueil de données limité

Un employeur demande de nombreuses informations personnelles aux salariés dans le cadre de la gestion des ressources humaines. Ces données sont collectées avant même l’embauche, lorsqu’il est demandé aux candidats de remplir de lourds dossiers de recrutement ! Puis ensuite, l’embauche réalisée, il est encore demandé souvent de nouvelles informations.
Toutes ses informations sont-elles réellement nécessaires ? Pas toujours, loin de là. A défaut pour l’entreprise d’avoir mis en place une mutuelle différenciant la couverture famille et la couverture isolée et tant que le salarié n’est pas concerné par une mesure nécessitant l’application du barème des saisies, il n’est pas utile pour l’employeur de connaître la composition du foyer du salarié.
Avec l’entrée en vigueur du RGPD le 25 mai 2018, puis de la future loi informatique et libertés, il est exigé de la part de l’employeur de pouvoir prouver pour chaque donnée collectée son intérêt pour l’entreprise ou l’obligation faite par la loi ou les conventions collectives de recueillir cette donnée. Faute de justification pertinente, l’employeur doit renoncer à collecter la donnée.
Ainsi, si certaines informations peuvent être pertinentes lors de l’embauche, cela peut ne pas être le cas pour ces mêmes informations lors du processus de recrutement.

Un droit à information renforcé

Dès lors qu’un salarié ou un candidat est amené à fournir une information personnelle conservée par l’entreprise, l’employeur doit lui fournir un certain nombre d’informations.
Cette information peut passer par la remise d’un document individuel dédié, d’une mention dans le contrat de travail, d’un renvoi au règlement intérieur de l’entreprise, etc. L’employeur doit déterminer quelle modalité permet de respecter les conditions d’information imposées par le RGPD.
Bon à savoir, les salariés déjà embauchés dans l’entreprise et ayant donc déjà fourni de nombreuses informations personnelles à l’employeur doivent eux aussi recevoir une information sur le traitement de ces données, information dont le contenu est conforme avec les exigences du RGPD.

Un droit à oubli

Lorsque l’employeur collecte des informations personnelles auprès de ses salariés, il doit veiller à ne les conserver que pour une période limitée. Si ces données n’ont plus vocation à être utilisées dans l’entreprise, l’employeur doit alors les supprimer.
Apprécier les délais après lesquels les salariés bénéficient d’un droit à l’oubli des données personnelles reste complexe compte tenu des exigences propres à la gestion du personnel. Pour reconstituer une carrière, un salarié peut venir réclamer des bulletins de paie de très longues années après avoir quitté l’entreprise ! A l’inverse, des données de vidéosurveillance ou des données récupérées par une badgeuse doivent avoir une durée de vie très courte.
Faute de respecter ce droit à l’oubli, un salarié pourrait agir en justice contre son employeur et obtenir des dommages-intérêts. Cela reste toutefois une action complexe à mettre en œuvre et dont l’aboutissement demeure incertain lorsque le salarié n’a pas subi de réel préjudice !

Une protection renforcée des données personnelles

Plus largement, le RGPD impose aux employeurs d’être en mesure à tout moment de présenter toutes les mesures prises afin de protéger les données personnelles collectées.
En fonction de la taille de l’entreprise et de l’importance des données collectées, l’employeur peut être notamment contraint de créer un registre de traitement des données, de désigner un responsable de traitement des données, de lister toutes les mesures de sécurité et les personnes à même d’avoir accès aux données personnelles en question. Des obligations supplémentaires sont aussi prévues dès lors que les données présentent un risque élevé en matière de droits et libertés.

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